掌握汇报工作这项基本功--同益思想简报(第364期)

汇报工作是一项基本功,对这项看似简单的工作,却是一门大学问。汇报好工作,对于加强团队建设、锻炼和提高自己,都有着直接的促进作用。首先,汇报工作的过程是向领导反映情况的过程,搞好汇报,能及时争取上级的正确指导。通常情况下,汇报情况及时,领导指导就及时;汇报情况详细,领导指导就具体;汇报情况准确,领导指导便更有针对性。其次汇报工作的过程是自身反思回顾的过程,搞好汇报,能更清醒地估价自己。向领导汇报工作客观上要求必须实事求是地评估已做过的工作,恰如其分的估价取得的成绩,认真准确地查找存在的问题,决不能投上所好,这样才能保持清醒的头脑。再次,汇报工作的过程是从实践活动中提炼概括理性经验的过程,搞好工作汇报,能避免挫折,少走弯路。通过向领导汇报工作,能从工作中汲取经验教训,这对于做好以后的工作是难得的机会。下面就做好工作汇报简单谈谈几点意见。

一、弄清分类,把握不同特点,掌握工作汇报技巧。从工作汇报的体裁上可分为:1、综合性汇报(如半年或年终工作总结前后);2、专题性汇报(办完一件事或干完一项工作后);3、随机性汇报(在与领导相遇时或见机做的汇报);4、提示性汇报(如会上或检查工作时领导想到或看到的情况要进一步了解)。

从内容上也可分为:1、情况汇报(工作的进展、特点、收获、存在问题等);2、经验汇报(以讲做法或体会为主);3、问题汇报(即专门就某一问题作的汇报);4、计划打算汇报(即某项工作展开之前的设想打算)。

二、要防止在工作汇报中出现的六个问题。工作汇报中常见的问题主要表现在以下六个方面:一是“散”。即汇报的主题不突出,事无巨细,面面俱到。本来是了解一个方面的工作,却汇报了诸多方面的情况。汇报的内容都是工作过程与事例的堆积,缺乏用主线串引。二是“偏”。即对应该讲什么,不应该讲什么,讲得是否符合主题心中无数。过多过细地讲了与主题无关或关系不大的内容。三是“乱”。想到哪里就讲到哪里,往往这个问题没讲完,又讲到那个问题上,甚至滔滔不绝地讲了半天,自己也说不清楚讲了什么。四是“空”。不是紧紧把握本团队的特点汇报,而是大话、套话、空话连篇。五是“浅”。对工作过程和典型事例缺乏分析、提炼,就事论事。六是“假”。不是实事求是地反映情况,客观公正地评价工作,而是有意拔高、掺水份,甚至把点上的成绩说成是面上的工作,把工作设想说成是已做过的工作。

三、对做好工作汇报的建议。一是准备充分。掌握情况是搞好工作汇报的前提和基础。要利用各种渠道把情况掌握准,涉及到团队全面建设或重要工作项目汇报,要与骨干研究;涉及到分管的工作汇报,要事先与分管人员通气;对一些把握不准或掌握不清的内容,可以采取个别交谈、座谈等形式,广泛征求意见,把基本情况准确全面地掌握起来。二是反复思考。能否汇报好,很重要的是看准备的充分不充分。在占有大量素材的基础上,要开动脑筋,把掌握的情况进行综合整理、分类归纳、提炼升华。把孤立的事例用主线串起来。如果时间允许,对重要工作汇报最好写成汇报稿。如果时间不充足,也要列出详细汇报提纲,把主要观点和内容、典型事例、有关数据、经验体会等标出来。如果来不及准备汇报提纲时,也要静下心来,认真打好腹稿,切忌信口开河,想什么说什么。三是把握重点。要汇报好,首先要符合领导了解情况的意图。汇报工作必须讲重点、汇报领导想知道、关心的重点、亮点、焦点及自己无法解决的困难和最迫切的问题。汇报重点工作,一定要有做法、有成效、有经验、有体会,让领导听了后有所收获,有所启发。对领导不感兴趣的问题,要尽量从简,必要时可以不讲。四是增强效果。为了增强汇报的效果,必要时或有条件时,可以采取采取一些配合形式。如用图表、图像、影像讲解、实物检验、实地参观、以求加深印象。

汇报工作是一门艺术,也是锻炼、展示、提高自己的机会,用好汇报,不但会减少处理事情的弯路,更会使整个组织上下畅通、运行效率提高。

 

(杨维东执笔  邝文福编辑  201707701

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